Dienstreise

  
Welche Aufwendungen einer Dienstreise sind erstattungsfähig? 

Eine Dienstreise liegt dann vor, wenn ein Mitarbeiter zur Erledigung von Dienstgeschäften an einen Ort außerhalb des Dienstortes reist. Davon zu unterscheiden ist der Dienstgang. Hier muss der Mitarbeiter Dienstgeschäfte zwar außerhalb der Dienststelle, aber am Wohn- oder Dienstort verrichten.

Zu Dienstreisen kann der Arbeitnehmer verpflichtet sein, wenn der Arbeitsvertrag dies vorsieht. Daneben ist der Arbeitgeber regelmäßig befugt, Dienstreisen im Rahmen seines Direktionsrechts anzuordnen, wobei allerdings das billige Ermessen nach § 315 BGB zu beachten ist.

Wenn der Arbeitsvertrag keine Regelung enthält und auch keine kollektivvertraglichen Abmachungen bestehen, ist der Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtet, die Reisezeiten, die in die reguläre Arbeitszeit fallen, als Arbeitszeit zu vergüten. Der Vergütungsanspruch folgt aus § 612 Abs. 1 BGB. Denn durch die Anordnung der Dienstreise macht der Arbeitgeber von seinem Direktionsrecht Gebrauch. Die Arbeitspflicht konkretisiert sich auch auf die Pflicht zur Durchführung der Dienstreise, wofür dem Arbeitnehmer als Gegenleistung die Vergütung zusteht. Die Vergütungspflicht besteht auch für sonstige Wegezeiten, etwa für Fahrten zu auswärtigen Dienststellen (vgl. BAG, Urt. v. 08.12.1960, AP Nr. 1 zu § 611 BGB Wegezeit).
Bei Außendienstmitarbeitern gehört die Reisezeit ohnehin zur Haupttätigkeit und ist daher auch zu vergüten (vgl. BAG, Urt. v. 22.04.2009 – 5 AZR 292/08).

Hiervon zu unterscheiden ist die Zeit, die der Arbeitnehmer zurücklegen muss, um von seinem Wohnort zur Arbeitsstätte zu gelangen. Diese Zeit ist nicht vergütungspflichtig.

Ob Dienstreisezeit als Arbeitszeit zu vergüten ist, wenn die Reisezeit über die reguläre Arbeitszeit hinausgeht, (etwa Anreise am Sonntag, um am folgenden Montag die Arbeit zu beginnen) ist umstritten. Nach richtiger Ansicht weist der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zur Dienstreise an, dieser verliert die Möglichkeit, über seine Freizeit nach eigenen Vorstellungen disponieren zu können. Das BAG hat bei einem gut verdienenden leitenden Angestellten zwei Reisestunden täglich zusätzlich zur regulären Arbeitszeit als nicht gesondert vergütungspflichtig angesehen (vgl. BAG, Urt. v. 03.09.1997, Az.: 5 AZR 428/96, AP Nr. 1 zu § 611 BGB Dienstreise).
Schon in gehobener und nicht erst in leitender Stellung habe der Arbeitnehmer nach allgemeiner Auffassung ein gewisses Kontingent an Reisezeiten unentgeltlich zu erbringen. Allerdings kommt es hier auf die Umstände des Einzelfalls an. So wird die angeordnete Dienstreise einer Verkäuferin zu einer Filiale des Unternehmens in einem anderen Ort wohl als vergütungspflichtige Reisezeit anzusehen sein.

Abweichende Regelungen können im Arbeitsvertrag oder kollektivrechtlich (Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung) geregelt werden.

Hat der Arbeitnehmer während der Dienstzeit Aufwendungen gemacht, so sind diese ihm vom Arbeitgeber zu erstatten, § 670 BGB (Aufwendungsersatz). Erstattungsfähig sind diejenigen Auslagen, die durch die Dienstreise entstehen, also Fahrtkosten, Bewirtungsaufwendungen und Verpflegungsmehraufwendungen. Die Notwendigkeit und die Höhe der einzelnen Aufwendungen hat der Arbeitnehmer im Einzelnen darzulegen und im Prozess ggf. zu beweisen.

Für die Fahrtkostenerstattung bedeutet dies, dass der Arbeitnehmer bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel die Fahrtkosten zunächst vorlegen muss und sie dann später vom Arbeitgeber erstattet werden. Bei Benutzung des eigenen Pkw sind nur die tatsächlich aufgewendeten Treibstoffkosten ersatzfähig. Wenn keine gesonderte Vereinbarung getroffen wurde, kann nicht automatisch die steuerliche Kilometerpauschale als Aufwendungsersatzanspruch verlangt werden. In den meisten Betrieben wird allerdings die steuerlich anerkannte Kilometerpauschale gezahlt. Wenn dies so ist, dann hat der Arbeitgeber alle Arbeitnehmer gleich zu behandeln (Gleichbehandlungsgrundsatz). Übernachtungs- und Verpflegungsaufwendungen sind ebenfalls durch Belege nachzuweisen, es sei denn, es gilt eine abweichende innerbetriebliche Regelung.

Werden in einem Betrieb des öfteren Dienstreisen angeordnet, so empfiehlt sich eine Betriebsvereinbarung etwa in Form von Reisekostenrichtlinien.

 

Die Steuerpauschalen bei Dienstreisen betragen am 01.01.2002:
Dienstreise
mit eigenem Kfz:                     EUR 0,30 pro km
mit eigenem Motorrad/-roller: EUR 0,13 pro km
mit eigenem Moped/Mofa:     EUR 0,08 pro km
mit eigenem Fahrrad:             EUR 0,05 pro km

Dieser Betrag erhöht sich je mitgenommene Person um EUR 0,02 pro km beim Kfz und um EUR 0,01 pro km beim Motorrad/-roller. Außergewöhnliche Kosten (z. B. Unfallkosten) können neben diesen Pauschalen berücksichtigt werden.

 

Verpflegungsmehraufwendungen:
Je Kalendertag bei Auswärtstätigkeit von 8 bis weniger als 14 Stunden EUR 6,00 pro Tag,
bei Auswärtstätigkeit von mindestens 14 bis weniger als 24 Stunden EUR 12,00 pro Tag,
bei Auswärtstätigkeit von mindestens 24 Stunden EUR 24,00 pro Tag.

 

Übernachtungskosten:
Ansatz der tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten oder Pauschbetrag für Arbeitnehmer EUR 20,00 abzüglich EUR 4,80 bei Gesamtpreis für Unterkunft und Frühstück.

 

Sonstige Reisekosten:
Neben den pauschalierten Fahrtkosten können zusätzlich anfallende, durch die Dienstreise veranlasste Aufwendungen abgezogen werden, z. B. Porto, Telefon, Gepäckaufbewahrung, Park- und Straßengebühren.

Bei Auslandsdienst- und –geschäftsreisen gelten Pauschalbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten unterschiedlich je nach Reiseland.