Zeugnis – welche äußere Form?

Welche äußere Form muß ein Zeugnis haben ?

Für jeden Arbeitnehmer ist das Zeugnis gleichsam die Visitenkarte für seine Bewerbungen. In der heutigen Zeit hat nur derjenige eine Chance auf einen neuen Arbeitsplatz, der eine ansprechend gestaltete Bewerbung mit einem oder mehreren guten Zeugnissen vorweisen kann. Denn bei der Vielzahl der eingehenden Bewerbungen werden bereits diejenigen aussortiert, bei denen schon das äußere Bild nicht den üblichen Anforderungen entspricht.

Nachfolgend wird dargestellt, welche äußere Form ein Zeugnis haben muß.

Zunächst ist das Zeugnis maschinenschriftlich zu erstellen. Die Papiergröße DINA 4 ist zu verwenden. Üblich ist ein Umfang von ein bis zu drei Seiten. Die Rückseite darf nicht beschrieben werden. Zu verwenden ist ein üblicher Firmenbogen, ggf. der Direktionsbogen, wenn die Geschäftsleitung unterschreibt. Telefon und Durchwahl, Geschäfts- oder Aktenzeichen sind wegzulassen, da sie in einem Zeugnis keine Funktion haben und den Eindruck erwecken könnten, es habe zum Zeugnis bereits einen Schriftverkehr gegeben. Das Zeugnis ist kein Brief. Das Anschriftenfeld darf also nicht ausgefüllt sein. Äußere Mängel wie Flecken, Durchstreichungen, Textverbesserungen etc. sind ebenso wenig zu akzeptieren wie Schreibfehler. Auch Ausrufungs- und Fragezeichen, Gänsefüßchen, Unterstreichungen und Hervorhebungen durch Fettdruck sind unzulässig. Denn das Zeugnis muß klar und verständlich formuliert sein und darf keine Merkmale enthalten, die über die reine Formulierung hinausgehen. Unbedenklich ist, wenn es gefaltet in einem üblichen Briefumschlag versendet wird. Zwecks Klarstellung sind die Überschriften „Zeugnis“ bzw. „Zwischenzeugnis“ oder „Ausbildungszeugnis“ zu verwenden. Der Arbeitnehmer muß persönlich identifizierbar sein. Deshalb sind Vor- und Familiennamen, ggf. Geburtsnamen anzugeben. Anschrift und Geburtsort sind wegzulassen. Das Geburtsdatum kann, braucht aber nicht aufgeführt zu werden. Akademische Grade sind korrekt aufzuführen.

Das Ausstellungsdatum ist bei Zwischenzeugnissen der Tag der Ausstellung und bei Endzeugnissen der Tag der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Wird ein Zeugnis wegen formaler oder inhaltlicher Mängel nicht akzeptiert, muß das neu ausgestellte Zeugnis das ursprüngliche Ausstellungsdatum enthalten. Dies gilt auch dann, wenn es aufgrund eines Vergleichs oder Urteils abgeändert wird. Denn sonst wäre schon am Ausstellungsdatum ersichtlich, daß es Streit mit dem früheren Arbeitgeber über den Inhalt des Zeugnisses gegeben hatte.

Den Abschluß bildet die Unterschrift des Arbeitgebers oder des für ihn handelnden Vertreters. Es muß eine Person sein, die aus Sicht eines Dritten geeignet ist, die Verantwortung für die fachliche Beurteilung des Arbeitnehmers zu übernehmen. Das Zeugnis muß also von einem ranghöheren Vorgesetzten unterschrieben werden. Bei leitenden Mitarbeitern unterzeichnet die Geschäfts- bzw. Behördenleitung, sonst die Personalabteilung allein oder zusammen mit dem Fachvorgesetzten. Das Vertretungsverhältnis (z.B. ppa oder i.V.) und die Funktion sind kenntlich zu machen (z.B. „i.V. Meier, Leiter Abteilung Sicherheitstechnik, ppa Müller, Personalleiter“). Die Unterschrift ist eigenhändig zu leisten, abzeichnen mit einer Paraphe reicht nicht aus. Unter die Unterschrift ist der Name maschinengeschrieben zu wiederholen, damit für jeden erkennbar ist, wer das Zeugnis ausgestellt hat.

Wenn alle diese Formalien beachtet werden und auch inhaltlich ein gutes oder gar sehr gutes Zeugnis ausgestellt wird, ist der erste und wichtigste Schritt in ein neues Anstellungsverhältnis getan. Werden hier Fehler gemacht oder übersehen, braucht sich der Bewerber nicht zu wundern, wenn seine Bewerbungen immer wieder abgewiesen werden.

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